3. Adhérents & Circulation

Paramètres pour déterminer les informations adhérent et les règles de circulation.

3.1. Catégories adhérent

Les catégories d'adhérent vous permettent d'organiser vos lecteurs en fonction de différents rôles, groupes d'âge et types de lecteurs.

Les catégories de lecteur dont rattachées à ces six types de catégorie :

  • Adulte

    • Le type d'adhérent le plus habituel, pouvant être utilisé pour une catégorie globale Adhérents. Les adhérent de type Adulte peuvent être garants des adhérents de type Enfant.

  • Enfant

    • Les adhérents de type Enfant peuvnt être rattachés à un garant.

  • Bibliothécaire

    • Les adhérents de ce type de catégorie font généralement partie de l'équipe de la bibliothèque.

  • Collectivité

    • Les adhérents de ce type de catégorie sont des collectivités. Les collectivités peuvent être garants des adhérents de type Professionnel.

  • Professionnel

    • Les adhérents de tye Professionel peuvent être liés aux adhérents Collectivité

  • Statistiques

    • Ce type de catégorie est utilisé uniquement à des fins statistiques, par exemple pour la consultation sur place.

3.1.1. Ajouter une catégorie d'adhérent

Pour ajouter une nouvelle catégorie d'adhérent cliquez 'Ajouter catégorie' en haut de la page

  • Le 'Code catégorie' est un identifiant pour votre nouveau code.

    • Important

      Le code catégorie est limité à 10 caractères (chiffres et lettres)

  • Saisissez le texte descriptif de la catégorie dans le champ 'Description'.

  • La durée d'inscription doit être remplie si vous avez une durée d'inscription limitée pour vos lecteurs (ex les cartes étudiant expirent après 12 mois)

  • Certaines catégories d'adhérent peuvent posséder un âge minimum requis, entrez cet âge dans 'Age requis'

  • Certaines catégories d'adhérent peuvent également posséder un âge maximum (par exemple les enfants), entrez cet âge dans 'Limite d'âge supérieure'

  • Si vous avez des frais d'inscription pour les lecteurs, vous pouvez saisir le montant dans le champ 'Frais d'inscription'

    • Important

      Ne saisissez que des nombres et décimaux dans ce champ (le séparateur décimal est le point)

  • Si vous voulez que vos adhérents reçoivent des lettres de rappel, positionnez 'Message de retard demandé' sur 'Oui'

  • Si la réservation de document est payante, saisissez le montant dans le champ 'Coût de réservation'.

    • Important

      Ne saisissez que des nombres et décimaux dans ce champ (le séparateur décimal est le point)

  • Dans le champ 'Type de catégorie' choisissez l'un des six types de catégories

  • Enfin vous pouvez attribuer par défaut des préférences de notification avancée à une catégorie d'adhérent

    • Important

      Ceci nécessite que la préférence système EnhancedMessagingPreferences soit activée

    • Important

      Ceci peut être modifié pour chaque lecteur individuellement, ce paramétrage permet juste de configurer plus facilement les messages de façon globale pour toute une catégorie d'adhérent

3.2. Villes et communes

Vous pouvez définir des villes ou communes de votre région afin que lors de l'ajout d'un nouvel adhérent la bibliothèque puisse choisir la ville dans une liste déroulante au lieu de taper la ville et le code postal.

3.2.1. Ajouter une commune

Pour ajouter une nouvelle commune, cliquez le bouton 'Ajouter commune' en haut de page et saisissez le nom de la commune et le code postal

Une fois que vous avez cliqué 'Valider', votre commune est sauvegardée et apparaît dans la listesur la page des Villes et communes

Les communes peuvent être modifiées et supprimées n'importe quand.

3.2.2. Visualiser les villes dans le formulaire d'ajout d'un adhérent

Si vous avez défini des communes, à l'ajout ou la modification d'une fiche adhérent, vous voyez ces villes dans un menu déroulant qui vous permet de les choisir facilement.

Ceci vous permet d'ajouter facilement ces informations à la fiche adhérent en évitant les fautes de frappe toujours possibles et les erreurs de code postal.

3.3. Types de voies

Vous pouvez définir des types de voies afin que lors de l'ajout d'un nouvel adhérent la bibliothèque puisse choisir le type de rue dans une liste déroulante au lieu de faire la saisie.

Astuce

Si vous souhaitez que les types de voies soient toujours écrits en abrégé dans la fiche adhérent, vous saisissez ici les abréviations correspondantes, si vous souhaitez que les types de voies soient écrits en toutes lettres, saisissez les ainsi.

3.3.1. Ajouter des types de voies

Pour ajouter un type de voie, cliquez 'Ajouter type de voie' et ensuite entrez le type de voie de la façon dont vous souhaitez qu'il s'affiche.

Une fois que vous avez soumis le formulaire, votre nouveau type de voie apparaît dans la liste sur la page Type de voie.

3.3.2. Visualiser les types de voies dans le formulaire d'ajout d'un adhérent

Lorsque vous ajoutez ou modifiez une fiche adhérent, si vous avez défini des types de voies, il y aura un menu déroulant vous permettant des les choisir.

3.4. Attributs adhérent

Les attributs adhérent peuvent être utilisés pour définir des champs personnalisés pour les fiches adhérent. Un exemple d'utilisation peut être un numéro étudiant, une filière d'étude...

3.4.1. Ajouter des attributs adhérent

Pour ajouter un nouvel attribut, cliquez le bouton 'Ajouter attribut adhérent' en haut de page.

  • Dans le champ 'Code d'attribut adhérent', entrez un code court pour identifier l'attribut

    • Important

      Ce champ est limité à 10 caractères (chiffres et lettres uniquement)

    • Important

      Ce champ ne peut pas être modifié une fois que l'attribut a été défini

  • Dans le champ 'Description', entrez l'intitulé du contenu du champ (texte libre)

  • Cochez la case 'Répétable' pour pouvoir définir plusieurs valeurs pour cet attribut dans la fiche adhérent

    • Important

      Ce paramétrage ne peut pas être modifié une fois que l'attribut a été défini

  • Si 'Identifiant unique' est coché, l'attribut sera un identifiant unique, si une fiche adhérent comporte une valeur, la même valeur ne pourra pas être attribuée à une autre fiche.

    • Important

      Ce paramétrage ne peut pas être modifié une fois que l'attribut a été défini

  • Cochez 'Mot de passe autorisé' pour donner la possibilité d'associer un mot de passe à cet attribut

  • Cochez 'Affichage à l'OPAC' pour afficher cet attribut sur la fiche détaillée d'un adhérent à l'OPAC.

  • Cliquez 'Interrogeable' pour pouvoir faire une recherche sur cet attribut dans la recherche lecteur en interface professionnelle

  • Catégorie de valeur autorisée : isi une catégorie est sélectionnée, seules les valeurs faisant partie de la liste de valeurs autorisées seront possibles pour cet attribut dans la fiche adhérent.

    • Vous aurez d'abord besoin d'ajouter une liste de valeurs autorisées pour qu'elle apparaisse dans ce menu déroulant

    • Important

      Une liste de valeurs autorisées n'est pas utilisée lors de l'import d'un lot d'adhérents.

  • Cliquez 'Enregistrer' pour sauvegarder votre nouvel attribut.

Une fois ajouté votre attribut est visible dans la liste des attributs, et également dans le formulaire d'ajout / modification d'un adhérent.

3.4.2. Modifier / supprimer des attributs adhérents

Chaque ligne correspondat à un attribut adhérent a un lien Modifier et un lien Supprimer dans la liste des attributs

Certains champs de l'attribut ne pourront pas être modifiés une fois créés :

  • Code d'attribut adhérent

  • Répétable

  • Identifiant unique

Vous ne pourrez pas supprimer un attribut s'il est utilisé.

3.5. Règles de prêt et d'amendes

Ces règles définissent la façon dont vos exemplaires circulent, comment et quand les amendes sont calculées, et comment les réservations sont gérées. Les règles s'appliquent de la plus spécifique à la plus générale, en utilisant la première qui correspond, dans cet ordre :

  • même site, même catégorie d'adhérent, même type de document

  • même site, même catégorie d'adhérent, type de document par défaut

  • même site, catégorie d'adhérent par défaut, même type de document

  • même site, catégorie d'adhérent par défaut, type de document par défaut

  • site par défaut, même catégorie d'adhérent, même type de document

  • site par défaut, même catégorie d'adhérent, type de document par défaut

  • site par défaut, catégorie d'adhérent par défaut, même type de document

  • site par défaut, catégorie d'adhérent par défaut, type de document par défaut

Astuce

Si vous n'avez qu'un seul site dans votre système, vous pouvez laisser la sélection du site sur 'Par défaut' ou choisir le nom de votre site et vérifier que les résultats sont les mêmes.

3.5.1. Règles de prêt par défaut

A l'aide du tableau des règles de prêt vous pouvez définir des règles qui dépendent des combinaisons catégories d'adhérents / types de document. Pour définir vos règles, choisissez un site à partir du menu déroulant :

Astuce

Si vous laissez ce paramètre 'Par défaut' les règles s'appliqueront à toutes les bibliothèques.

A partir du tableau vous pouvez choisir n'importe quelle combinaison de catégories d'adhérent et de types de document pour y appliquer les règles :

  • Dans un premier temps choisissez à quelle catégorie d'adhérent s'appliquent la règle. Si vous laissez 'Par défaut' cela s'appliquera à toutes les catégories de lecteurs

  • Choisissez le 'Type de document' auquel s'applique la règle. Si vous laissez 'Par défaut' cela s'appliquera à tousles types de document

  • Limitez le nombre d'exemplaires qu'un adhérent peut emprunter en même temps en ajoutant une valeur dans le champ 'Prêts autorisés'

  • Définissez la durée du prêt en saisissant un nombre de jours dans le champ 'Durée de prêt'

  • 'Montant de l'amende' contient le montant de la pénalité financière attribuée pour les documents en retard

    • Important

      Ne saisissez que des valeurs numériques (et décimales, le séparateur est le point)

  • Saisissez la 'Périodicité de l'amende' en jours (ex. l'amende augmente tous les 1 jour, ou tous les 2 jours)

  • La 'Période de grâce' est la durée pendant laquelle un document peut être en retard avant de commencer à compter des pénalités

  • Vous pouvez attribuer des pénalités en jours de suspension en saisissant des jours dans le champ 'Suspension en jours'.

  • 'Renouvellements' permet d'indiquer le nombre de prolongations de prêt autorisées pour ce type de document et cette catégorie d'adhérent

  • 'Réservations' indique le nombre de réservations simultanées de ce type de document que peut faire un adhérent

Lorsque vous avez fini, cliquez 'Ajouter' pour enregistrer votre règle

Important

Pour modifier une règle, il est nécessaire d'en créer une nouvelle pour la même catégorie d'adhérent et le même type de document

3.5.2. Nombres de prêts par défaut et politique de réservation

Vous pouvez définir un nombre maximum de prêts, et une politique de réservation, qui seront utilisés si rien n'est défini plus bas pour un type de document particulier ou une catégorie d'adhérent.

A partir de ce tableau vous pouvez définir un paramétrage par défaut qui s'appliquera à tous les types de document et toutes les catégories adhérents dans la bibliothèque.

  • Dans 'Nombre total de prêts autorisés' saisissez le nombre total de documents que les lecteurs peuvent emprunter à la fois

  • Précisez à partir d'où les lecteurs peuvent réserver à l'aide du menu 'Politique de réservation' :

    • A partir de tout site. Les lecteurs de toutes les bibliothèques peuvent réserver ce document (comportement par défaut si rien n'est précisé)

    • A partir du site de rattachement. Seuls les adhérents inscrits dans la bibliothèque possédant le document ont la possibilité de réserver le document.

    • Réservation non autorisée. Aucun lecteur n'a la possibilité de réserver un document

3.5.3. Prêts par catégorie d'adhérent

Pour la bibliothèque, vous pouvez préciser le nombre maximum de prêts qu'un lecteur d'une catégorie donnée peut avoir, indépendamment du type de document..

Astuce

Si le nombre total de prêts autorisés pour une catégorie d'adhérent est laissé vide, aucune limite ne s'applique, sauf si vous avez défini une limite pour un type de document particulier.

3.5.4. Règles de réservations

Pour la bibliothèque, vous pouvez ajouter des règles pour un type de document donné, indépendamment de la catégorie adhérent. Actuellement ceci concerne les réservations.

Les différentes règles ont les actions suivantes :

  • A partir de tout site. Les lecteurs de toutes les bibliothèques peuvent réserver ce document (comportement par défaut si rien n'est précisé)

  • A partir du site de rattachement. Seuls les adhérents inscrits dans la bibliothèque possédant le document ont la possibilité de réserver un document de ce type

  • Réservation non autorisée. Aucun lecteur n'a la possibilité de réserver ce type de document

Important

Notez que si la préférence système AllowHoldPolicyOverride est positionnée sur 'allow', ces règles peuvent être outrepassées lors des opérations de circulation.

Important

Ces règles dont basées sur la bibliothèque de rattachement des adhérents, pas sur la bibliothèque de rattachement du professionnel effectuant la réservation.

3.6. Limitation de transfert entre bibliothèques

Ces règles, basées sur le site qui envoie, le site qui réceptionne et, selon la valeur choisie pour la préférence système BranchTransferLimitsType le type de document (itemtype) ou le code de collection (ccode) des documents concernés, permettent de limiter le transfert des documents entre les bibliothèques. Ces règles s'appliquent uniquement si la préférence système UseBranchTransferLimits est positionnée sur 'enforce'.

Les limitations de transfert sont basées soit sur les codes de collection que vous avez définis dans le module Valeurs autorisées au niveau de l'Administration.

Soit sur les types de document définis dans le module Types de documents.

Les codes de collection apparaissent sour forme d'onglets au-dessus du tableau

Cochez les cases pour les documents qui ne doivent pas être transférés

Dans l'exemple ci-dessus aucun exemplaire de la collection Fiction ne peut être transféré à partir de FRL. De plus, aucun exemplaire de la collection Fiction ne peut être transféré de CPL vers FFL, FPL ou FRL.

3.7. Alertes de circulation

Les bibliothèques peuvent décider si elles souhaitent que les lecteurs soient automatiquement notifiés lors des actions de circulation (retours et prêts). Ces paramètres sont basés sur les catégories adhérent et les types de documents.

Important

Ces préférences peuvent être outrepassées par des modifications dans les préférences individuelles de notifications pour les lecteurs.

Pour paramétrer les alertes de circulation :

  • Choisissez votre site à partir du menu déroulant

    • Pour définir les préférences pour toutes les bibliothèques, sélectionner la valeur 'Par défaut'

  • Par défaut tous les types de documents et toutes les catégories de lecteurs sont notifiés des retours et des prêts. Pour modifier ceci, cliquez sur la combinaison type de document / type de lecteur pour laquelle vous souhaitez stopper les notifications.

    • dans l'exemple ci-dessus, les Juveniles et les Kids ne recevront pas de notification de prêt