4. Hacer pedidos

Para hacer un pedido debe primero buscar el proveedor o librería al cual deseaa enviar el pedido.

4.1. Crear una cesta

Para crear una cesta tiene varias opciones en la página de resultados de búsqueda de proveedores:

Desde aquí se puede optar por crear una nueva cesta haciendo clic en 'Nueva cesta' en 'Administrar pedidos' o haciendo clic en 'Agregar cesta'

Al agregar una cesta es conveniente darle un nombre el cual servirá para identificarla más tarde. Los campos de notas son opcionales y pueden contener cualquier tipo de información.

Si tiene contratos agregados al proveedor al que usted está haciendo el pedido, también tendrá la opción de elegir bajo qué contrato está haciendo el pedido.

Cuando haya finalizado, haga clic en 'Guardar'

Una vez que se haya creado la cesta se le presentan varias opciones para agregar ítems al pedido.

  • Si desea pedir un ejemplar de un registro bibliográfico existente, puede simplemente buscar el registro en su sistema

    • En los resultados, simplemente haga clic en 'Ordenar' e irá al formulario de pedido

      • Todos los detalles asociados con el registro bibliográfico ya estarán listados en 'Detalles del catálogo'

  • Si usted permite que los socios hagan sugerencias de compra (más información en la Gestión de Sugerencias sección de este manual), entonces usted puede hacer pedidos desde estas sugerencias

    • De los resultados, haga clic en 'Hacer pedido' junto al libro que desea ordenar y se irá al formulario de pedido

      • Este formulario permite, si fuera necesario, modificar el registro bibliográfico

  • Para realizar un pedido de un material aún no ingresado en el catálogo, elija la opción 'Desde un registro nuevo(vacío)'

    • Se le presentará con un formulario vacía para ser completado con todos los detalles necesarios sobre el libro que usted está pidiendo

  • Si desea buscar en otras bibliotecas el artículo que desea comprar, se puede usar la opción 'Desede una fuente externa', que le permitirá hacer un pedido a partir de un registro MARC encontrado mediante una búsqueda Z39.50

    • En la página de los resultados haga clic en el enlace 'Hacer pedido' junto al artículo que desea comprar

    • En el formulario de pedido que aparece no es posible editar los detalles del catálogo

  • La última opción para hacer un pedido es hacerlo a partir de un registro preparado ( aprender más acerca de los registros preparados )

    • De la lista de archivos de la primera columna, seleccione el vínculo 'Agregar pedidos'

      • De la lista de registros, haga clic en 'Agregar pedido' junto al ítem que desee agregar a su pedido

        • mo es posible editar los detalles del catálogo en el formulario de pedido.

Una vez que haya ingresado la información sobre el artículo que usted necesita, se debe ingresar la información contable.

  • el campo Cantidad se completa con el el número de ítems que ha añadido al pedido

  • La lista de los presupuestos es un desplegable con los presupuestos que ha definido en la Administración de adquisiciones área

  • El precio del proveedor se utilizará para calcular el resto de los campos con costos

  • Si el precio es incierto, marque la casilla de precios inciertos.

    • Una cesta con al menos un precio incierto no se puede cerrar

  • Si ha agrgó Valores planificados cuando creo del Fondo esos valores van a aparecer en los dos campos de valores planificados

Una vez que un ítem se agrega a la cesta se le presentará un resumen de la cesta

Desde aquí se puede editar o eliminar los ítems que ha agregado.

También en la página de resumen existe las opciones de editar la información de la cesta haciendo clic en el botón 'Editar información de encabezado de la cesta', de suprimir la cesta haciendo clic en el botón 'Borrar esta cesta', o de exportar la cesta como un archivo CSV haciendo clic en el botón 'Exportar esta cesta como archivo CSV'.

Una vez que esté seguro de que su cesta está completa, haga clic en 'Cerrar esta cesta' para indicar que esta cesta se ha completado y se ha enviado al proveedor.

Importante

Una cesta con ítems marcados como con 'precio incierto' no podráa ser cerrada

Al hacer clic en el botón 'Precios incierto' se mostrará una lista de artículos con precios inciertos para su edición rápida

Importante

La página de Precios inciertos es independiente de la cesta, que está relacionada con el proveedor, por lo que podrás ver todos los artículos a ser pedidos a este proveedor con precios inciertos.

4.2. Crear una grupo de cestas

En algunas bibliotecas donde hay varios miembros del personal que crean cestas, despues de un período de tiempo y si van dirigidas al mismo proveedor, es posible agruparlas en un grupo de cestas para hacer un solo pedido. Dicho esto, es posible también tener una sola cesta en un grupo de cestas si ese es el flujo de trabajo utilizado en su biblioteca.

4.3. Imprimir cestas