5. Adquisiciones

5.1. Monedas y tipos de cambio

Si se realizan pedidos a más de un país es necesario ingresar los tipos de cambio de cada moneda para que el módulo de adquisiciones calcule correctamente los montos totales.

Sugerencia

Estos datos no se actualizan automáticamente, así que asegúrese de mantenerlos al día para que su contabilidad se mantenga correcta.

La moneda activo es la principal moneda que utiliza en su biblioteca. Su moneda activa tendrá una marca de verificación en la columna 'Activa'. Si usted no tiene una moneda activa verá un mensaje de error indicando que hay que elegir una moneda activa.

5.2. Presupuestos

Los presupuestos son el nivel superior utilizado para el seguimiento contable de valores relacionados con adquisiciones. Un ejemplo sería la creación de un presupuesto para el año en curso y luego romper en que los fondos para las diferentes áreas de la biblioteca.

5.2.1. Agregar un presupuesto

Para agregar un presupuesto, haga clic en el botón 'Nuevo Presupuesto'.

  • Elija el período de tiempo en que se utilizará este presupuesto, si se trata de un curso académico, un año fiscal, cuatrimestre, etc

  • La descripción debe ser algo que ayude a identificar el presupuesto con se hace el pedido

  • En el cuadro de cantidad no utilizar ningún símbolo, simplemente introduzca la cantidad del presupuesto con números enteros y decimales.

  • Marcar un presupuesto como activo hace posible su utilización cuando se hacen pedidos en el módulo de adquisiciones, incluso si el pedido se coloca después de la fecha de finalización del presupuesto. Esto le permitirá registrar pedidos que fueron hechos en un período presupuestario anterior.

  • El bloqueo de un presupuesto significa que los fondos no podrán ser modificados por los bibliotecarios

Una vez que haya realizado sus cambios, haga clic en el botón 'Guardar cambios'. Usted será llevado a una lista de los presupuestos actuales.

5.3. Fondos

5.3.1. Agregar un fondo

Se agregó un fondo a un presupuesto.

Importante

Un presupuesto deben ser definido antes de crear un fondo.

Para agregar un nuevo fondo, haga clic en el botón Nuevo y luego elegir el presupuesto que le gustaría agregar el fondo.

En el formulario se ingresará los datos básicos del fondo.

Los tres primeros campos son obligatorios, los restantes son opcionales

  • El Códig del fondoo es un identificador único para el fondo

  • El Nombre del fondo debe ser algo que sea entendido por los bibliotecarios

  • La cantidad debe ser ingresada con números enteros y decimales, sin otros caracteres

  • Gravamen??

  • Gastos??

  • Puede optar por asignar este fondo a un bibliotecario. Si lo hace, lo hará para que sólo este bibliotecario puede realizar cambios en el Fondo

  • Elegir en qué biblioteca se utiliza este fondo

  • Usando el menú 'Restringir acceso a' y eligiendo un propietario o biblioteca es posible restringir quién puede hacer pedidos con este fondo

  • Las notas se usan para hacer descripciones. Es conveniente agregar notas para que los bibliotecarios sepan cuando usar este fondo

  • Las categorías de planificación se utilizan con fines estadísticos. Para obtener más información acerca de las categorías de planificación, vea la FAQ de categorías de planificación .

Cuando se haya completado, haga clic en 'Enviar' y usted será llevado a una lista de todos los fondos en el presupuesto.

A la derecha de cada fondo se encuentran las opciones 'Editar', 'Eliminar' y 'Agregar fondo hijo'. Un fondo hijo es simplemente un sub-fondo del fondo en cuestión. Un ejemplo sería tener un fondo para 'Matemática' y en que tienen un fondo para 'Grupo de Análisis' y un fondo para 'Novedades'. Es una manera optativa para organizar más las finanzas.

5.3.2. Planificación del presupuesto

Al ver la lista de fondos, haga clic en el botón 'Planificación' y elija cómo desea planificar los gastos.

Si se elige 'Planificación mensual' se podrá ver la cantidad presupuestada desglosada por meses:

Desde aquí usted puede planificar su gasto presupuestario introduciendo manualmente los valores o haciendo clic en el botón 'Auto-completar fila'. Si usted elige auto-completar el formulario, el sistema intentará dividir el importe, en consecuencia puede que tenga que hacer algunas modificaciones para dividir montos con mayor precisión.

Una vez que se hayan realizado los cambios, haga clic en el botón 'Guardar'. Si desea exportar sus datos a un archivo CSV, puede hacerlo introduciendo un nombre de archivo en el campo 'Salida a un archivo llamado' y haciendo clic en el botón 'Salida'.