3. Socios y circulación

Ajustes para el control de la circulación y la información del socio.

3.1. Categorías de socios

Las categorías de socios permiten organizar a sus socios en diferentes roles, grupos de edad, y tipos de socio.

Los socios son asignados a una de las seis categorías principales:

  • Adulto

    • El más común de los tipos de socio, usados para una categoría general 'Socio'.

  • Niño

    • Los niños pueden estar unidos a un socio tutor.

  • Adminstrativo

    • Los socios dentro de la categoría de personal tendrá acceso a la interfaz del personal.

  • Institucional

    • Los socios institucionales son organizaciones. Las organizaciones pueden ser utilizados como garantes para los socios profesionales.

  • Profesional

    • Los clientes profesionales pueden estar asociados con socios institucionales

  • Estadístico

    • Este tipo socio se utiliza estrictamente para fines estadísticos, como en el caso de préstamos en sala.

3.1.1. Aagregar una categoría de socio

Para agregar una nueva categoría de socio, haga clic en 'Nueva categoría' en la parte superior de la página

  • El 'Código de la categoría' es un identificador para su nuevo código.

    • Importante

      El código de la categoría puede tener una longitud máxima de 10 caracteres (números y letras)

  • En el campo 'Descripción' introduzca texto para describir la categoría.

  • Periodo de inscripción debe completarse si hay un período de inscripción limitada para sus socios (por ejemplo, el carnet de socio de estudiante expira después de 9 meses o hasta una fecha específica)

    • Importante

      No se puede introducir simultaneamente un límite de meses y una fecha de expiración del carnet. Elegir uno u otro.

  • Algunas categorías de socio pueden tener un requisito de edad mínima asociada a ellas, entrar esta edad en 'Edad necesaria'

  • Las categorías de socios también pueden tener una edad máxima asociada con ellas (como los niños), entrar en este límite de edad en la 'Edad máxima'

  • Si se cobra una cuota de socio para sus usuarios (como los que viven en otra región) puede introducir el monto en el campo que la 'Costo de inscripción'.

    • Importante

      Sólo ingresar números y decimales en este campo

  • Si se desea que el socio reciba avisos de vencimiento, establezca la opción 'Aviso de vencimiento obligatorio' a 'Sí'

  • Si se cobra a los socios por hacer reservas, ingrese el monto en el campo 'Costo de reserva'.

    • Importante

      Sólo ingresar números y decimales en este campo

  • En el campo 'Tipo de categoría', seleccione una de las seis categorías superiores principales

  • Por último se puede asignar preferencias avanzadas de mensajería de forma predeterminada a una categoría de socio

    • Importante

      Requiere que usted tenga habilitado EnhancedMessagingPreferences

    • Importante

      Estas pueden ser cambiadas para los socios en forma individual, esta configuración es sólo una forma predeterminada para que sea más fácil de configurar los mensajes para toda una categoría

3.2. Ciudades y pueblos

Para estandarizar el ingreso a la base de un socio se pueden definir las ciudades o localidades dentro de su región a fin de que cuando los clientes nuevos se agregan los bibliotecarios simplemente tienes que seleccionar la ciudad a partir de una lista, en lugar de tener que escribir la información de la ciudad y código postal (o postales).

3.2.1. Agregar una ciudad

Para agregar una nueva ciudad, haga clic en el 'Nueva ciudad', situado en la parte superior de la página y escriba el nombre de ciudad, estado y código postal.

Uno vez que se hace clic en 'Enviar', su ciudad se guardará y se incluirá en la página de ciudades y localidades

Las ciudades pueden ser editadas o eliminadas en cualquier momento.

3.2.2. Viendo ciudades en el formulario de agregar socios

Si ha definido ciudades utilizando el formulario 'Nueva ciudad', a continuación, al agregar o editar un registro de socio podrá ver las ciudades en un menú desplegable de selección.

De este modo, se facilitará el ingreso de ciudades en el reghistro del socio sin tener el riesgo potencial de errores tipográficos.

3.3. Tipos de caminos

Para estandarizar el ingreso a la base de un socio se pueden definir los tipos de caminos dentro de su región a fin de que los bibliotecarios lo elijan cuando inscriban a un socio.

Sugerencia

Si se quiere que el tipo de camino aparezca en forma abreviada entonces ingrese la abreviación adecuada aquí. Si quiere que se muestre en forma completa el tipo de camino, también debe ingresarlo aquí.

3.3.1. Agregar tipos de caminos

Para agregar un tipo de camino, haga clic en 'Nuevo tipo de camino' y luego introduzca el tipo de camino en la forma en que lo quiera mostrar en pantalla.

Una vez enviado el formulario, su nuevo tipo de camino se mostrará en la página 'Tipos de camino'

3.3.2. Viendo los tipos de camino en el formulario Agregar socio

Al agregar o editar un socio, si usted tiene los tipos de cominos definidos, habrá un desplegable para elegir el tipo de camino.

3.4. Tipos de atributos de socios

Los atributos de socios se pueden utilizar para definir los campos personalizados a asociarse con los registros de su socio. Un uso común para este campo sería para un número de identificación estudiantil o un número de licencia de conducir.

3.4.1. Agregar atributos de socios

Para agregar un nuevo tipo de atributo de socio, haga clic en el botón 'Nuevo tipo de atributo de socio' en la parte superior de la página

  • En el 'Código de tipo de atributo del socio', introduzca un código

    • Importante

      Este campo está limitado a 10 caracteres (letras y números solamente)

    • Importante

      Este valor no puede ser cambiado después de que se define un atributo

  • En el campo 'Descripción', escriba una explicación de lo que este campo contendrá

  • Marque la casilla junto a 'Repetible' para que un registro socio pueda tener varios valores de este atributo.

    • Importante

      Este valor no puede ser cambiado después de que se define un atributo

  • Si la casilla 'Identificador único' está marcada, el atributo será un identificador único, lo cual significa que dos socios no pueden tener el mismo valor en este campo.

    • Importante

      Este valor no puede ser cambiado después de que se define un atributo

  • Marque 'Permitir contraseña' para que sea posible asociar una contraseña con este atributo.

  • Seleccione 'Mostrar en OPAC 'para mostrar este atributo en la página de detalles en el OPAC de un socio.

  • Marque 'Buscable' para que este atributo se pueda buscar en la búsqueda de socio en la interfáz del personal.

  • Categoría con valor autorizado; si uno es seleccionado, entonces en la página de ingreso del socio sólo se permitirán en este atributo valores a elegir entre la lista de valores autorizados.

    • En primer lugar, tendrá que añadir una lista de valores autorizados para que aparezca en este menú

    • Importante

      una lista de valores autorizados no se aplica durante la importación en lotes de socios.

  • Haga clic en Guardar para guardar el nuevo atributo

Una vez añadido el atributo aparecerá en la lista de atributos y también en el formulario para agregar/editar socios

3.4.2. Editar/eliminar atributos de socios

Cada atributo de socio tiene un enlace al lado de él para editarlo y/o eliminarlo de la lista de atributos.

Algunos de los campos del atributo no son editables:

  • Código de tipo de atributo de socio

  • Repetible

  • Identificador único

Usted no podrá eliminar un atributo si está en uso.

3.5. Reglas de circulación y de multas

Estas reglas definen cómo se prestan los ítems, cómo y cuando se calculan las multas y cómo se manejan las reservas. Las reglas se aplican desde la más específica a la menos específica, usando la primera que se encuentre en este orden:

  • misma biblioteca, mismo tipo de socio, mismo tipo de item

  • misma biblioteca, mismo tipo de socio, tipo de ítem por defecto

  • misma biblioteca, tipo de socio por defecto, mismo tipo de ítem

  • misma biblioteca, tipo de socio por defecto, tipo de ítem por defecto

  • biblioteca por defecto, mismo tipo de socio, mismo tipo de ítem

  • biblioteca por defecto, mismo tipo de socio, tipo de ítem por defecto

  • biblioteca por defecto, tipo de socio por defecto, mismo tipo de ítem

  • biblioteca por defecto, tipo de socio por defecto, tipo de ítem por defecto

Sugerencia

Si la biblioteca es la única del sistema, puede dejar la selección de biblioteca a biblioteca 'Por defecto' o eligir el nombre de la bibloteca. el resultado será el mismo

Importante

Por lo menos usted tendrá que establecer una regla de circulación absoluta por defecto. Esta regla debe ser fijada para el tipo de ítem por defecto, código de sede por defecto y la categoría de socio por defecto. Esto parmite capturar a cualquiera que no esté incluido en una regla específica. Los usuarios que no coinciden con una regla específica no podrán hacer reservas, ya que no había ningún número de referencia de reservas para hacer.

3.5.1. Reglas de préstamo por defecto

Utilizando la matriz de reglas de préstamo se pueden definir reglas combinadas que dependen de tipos de socio/ítem. Para establecer las reglas, elija una biblioteca desde el menú desplegable:

Sugerencia

Si deja este valor 'Por defecto' se aplicarán las reglas a todas las bibliotecas

De la matriz se puede elegir cualquier combinación de las categorías socio y los tipos de ítems para aplicar las reglas

  • Primero elija la categoría de socio a la que le gustaría que se aplique la regla. Si deja el valor en 'Por defecto' se aplicará a todas las categorías de socios

  • Elegir el 'Tipo de ítem' donde se aplicaría esta regla. Si deja el valor en 'Por defecto' se aplicará a todos los tipos de ítems

  • Limitar el número de ítems que un socio puede tener prestados simultaneamente, introduciendo un número en el campo 'Préstamos simultaneos permitidos'

  • Definir el período de tiempo que un socio puede tener prestado un ítem. Introduzca el número de días en la casilla 'Periodo de préstamo'.

  • En 'Monto de la multa' se debe ingresar la cantidad que le gustaría cobrar por materiales vencidos

    • Importante

      Ingresar sólo números enteros y decimales.

  • El 'Período de gracia' es el período de tiempo que un ítem puede estar vencido antes de empezar a cobrar multas.

  • Introduzca el 'Intervalo de aplicación de multas' en días (por ejemplo, calcular multas todos los días, o cada 2 días)

  • Si su biblioteca multa a los socios aplicandole suspensiones en días, puede ingresar el número de días de suspensión en el campo 'Suspensión en días'

  • Lo siguiente es decidir si el socio puede renovar este tipo de ítem y en caso afirmativo, indicar en el cuadro de 'Renovaciones permitidas' cuántas veces se puede renovar

  • Si el socio puede reservar este tipo de ítem, escriba el número total de ítems (de este tipo) que pueden ser reservados en el campo 'Reservas permitidas'

  • Por último, si se cobra un precio de alquiler para el tipo de ítem y se desea dar a un tipo de socio concreto un descuento en este precio, introduzca el porcentaje de descuento (sin el símbolo %) en el campo 'Descuento de alquiler'

Cuando termine, haga clic en 'Agregar' para guardar los cambios. Para modificar una regla, cree una nueva con el mismo tipo de socio y mismo tipo de ítem. Si desea eliminar la regla, simplemente haga clic en el vínculo 'Suprimir' a la derecha de la regla.

Para ahorrar tiempo se pueden clonar reglas desde una biblioteca a otra, eligiendo la opción de clonar arriba de la matriz de reglas.

Después de elegir la opción clonar se le presentará un mensaje de confirmación.

3.5.2. Préstamos por defecto y política de reservas

Usted puede establecer un número máximo predeterminado de préstamos y reservas que se utilizará si no se definen debajo para un tipo de ítem determinado o categoría.

Desde este menú se puede configurar un valor predeterminado a aplicarse a todos los tipos de ítems y a todos los tipos de socios de la biblioteca.

  • En 'Total de préstamos simultaneos permitidos', introducir el número total de ítems que los clientes pueden tener prestados en forma simultanea

  • El control desde donde los socios pueden hacer reservas se puede hacer en el menú 'Política de reservas'

    • Desde cualquier biblioteca: los socios de cualquier biblioteca puede hacer reservas de este ítem (es el valor por defecto)

    • Desde la biblioteca original del ítem: sólo los socios de la biblioteca a la cual pertenece el ítem pueden hacer reservas.

    • No se permiten reservas: este libro no admite reservas.

  • Una vez que su regla está establecida, puede anularla haciendo clic en el enlace 'Anular' a la derecha de la regla

3.5.3. Préstamos por socio

Para esta biblioteca, puede especificar el número máximo de préstamos que un socio de una determinada categoría puede recibir, independientemente del tipo de ítem.

Sugerencia

Si la cantidad total de préstamos a una dada catagoría de socio se deja en blanco, no tendrá límites, a menos que defina un límite específico para un dado tipo de ítem.

3.5.4. Políticas de reserva de ítems

Por esta biblioteca, puede editar las reglas para tipos de ítem determinados, independientemente de la categoría del socio. Esto es, la política de reservas.

Las diferentes políticas tienen los siguientes efectos:

  • Desde cualquier biblioteca: los socios de cualquier biblioteca puede hacer reservas de este ítem (es el valor por defecto)

  • Desde la biblioteca original del ítem: sólo los socios de la biblioteca a la cual pertenece el ítem pueden hacer reservas.

  • No se permiten reservas: este libro no admite reservas.

Importante

Note que si la preferencia del sistema AllowHoldPolicyOverride está establecida en 'permitir', estas políticas pueden ser sobreescritas por su personal de circulación.

Importante

Estas políticas se basan en la sede del socio y no en la sede del personal que está haciendo la reserva.

3.6. Límites de transferencia de biblioteca

Limita la capacidad de transferir ítems entre bibliotecas basados en la biblioteca de origen, la biblioteca de la recepción y el código de colección en cuestión. Estas normas sólo entrarán en vigor si la preferencia UseBranchTransferLimits se establece en 'forzar'.

Antes de comenzar, tendrá que elegir a qué biblioteca le pondrá estos límites.

Los límites de transferencia se establecen sobre la base de los códigos de colecciones que haya aplicado de a través de un Valor Autorizado del área de administración.

Los códigos de colección aparecerán como pestañas de arriba lor recuadors de opciones:

En la parte superior marcar las casillas de las bibliotecas de las cuales se aceptan devoluciones para el tipo de ítem que ha seleccionado (en el ejemplo de más abajo - FIC)

En el ejemplo anterior, la colección de Centerville permitirá a los socios devolver los ítems de todas las bibliotecas excepto los de Libertad y Franklin a sus sedes.

3.7. Alertas de circulación de ítems

Las bibliotecas pueden decidir si quieren notificar automáticament a los socios de las novedades de circulación (devoluciones y préstamos). Estas preferencias se establecen sobre la base de los tipos de socio y los tipos de ítems.

Importante

Estas preferencias pueden ser sobrescritas cambiando las preferencias de mensajería individuales del socio.

Para configurar las alertas de la circulación:

  • Elija su biblioteca desde el menú desplegable en la parte superior de la pantalla

    • Para establecer las preferencias para todas las bibliotecas, mantenga el menú en 'Por defecto'

  • Por defecto, todos los tipos de ítems y socios se les informa de todos los préstamos y devoluciones. Para cambiar esto, haga clic sobre el tipo combinado ítem/socio al cual quiere dejar de enviar avisos.

    • En el ejemplo anterior, los menores y de niños no recibirán avisos de circulación.